Se fossi un dentista in vacanza, la prima cosa che farei sarebbe smettere, almeno per qualche giorno, di essere un dentista. Non controllerei continuamente il telefono per sapere se in studio è successo qualcosa, non aprirei il gestionale dalla spiaggia e non chiederei ogni sera quante persone hanno chiamato, quanti appuntamenti sono stati spostati o se quella protesi è finalmente arrivata dal laboratorio. Cercherei soprattutto di evitare quella strana forma di reperibilità silenziosa nella quale il corpo è in vacanza, ma la testa continua a lavorare esattamente come prima, portandosi dietro telefonate, scadenze, preventivi, problemi con i collaboratori, pazienti da richiamare e decisioni rimandate durante tutto l’anno.
Molti professionisti chiudono lo studio, ma non chiudono mai davvero il pensiero. Partono, cambiano città, vanno al mare o in montagna, ma continuano a vivere le giornate come se fossero semplicemente lontani dalla propria scrivania. La vacanza diventa così un periodo nel quale si lavora male e a distanza, con la sensazione costante che possa accadere qualcosa senza che loro siano presenti per controllarlo. Io proverei a non cadere in questa trappola, perché se non riesco a smettere di pensare allo studio neppure quando è chiuso, il problema non è il mio senso di responsabilità: è il modo in cui ho costruito il mio rapporto con il lavoro.
Non utilizzerei neppure le ferie per preoccuparmi in anticipo di tutto ciò che dovrà accadere al rientro. Non passerei agosto a immaginare l’agenda di settembre, le urgenze accumulate, i pazienti da recuperare, le riunioni da organizzare e il fatturato che dovrà inevitabilmente ripartire. Il rischio, altrimenti, sarebbe quello di non vivere davvero né la vacanza né il ritorno al lavoro, restando sospeso in una condizione di preoccupazione permanente nella quale ogni giornata libera diventa semplicemente un conto alla rovescia verso la riapertura.
Per qualche giorno mi concederei quindi il diritto di non avere soluzioni. Non cercherei nuove strategie, non ascolterei podcast su come far crescere lo studio, non comprerei l’ennesimo corso e non passerei il tempo a osservare ciò che fanno gli altri dentisti sui social, convincendomi che mentre io sono fermo tutti i miei concorrenti stiano costruendo imperi. È una delle forme più inutili di ansia professionale: l’idea che fermarsi significhi perdere terreno. In realtà un professionista non perde terreno perché si riposa per qualche giorno; lo perde quando lavora per mesi senza lucidità, prende decisioni per stanchezza, gestisce male le persone e continua a ripetere gli stessi errori perché non ha mai abbastanza distanza per riconoscerli.
Il riposo, da questo punto di vista, non è il contrario del lavoro, ma una sua componente. Uno studio non può essere valutato sulla base di ciò che produce in una singola settimana, ma sulla sua capacità di funzionare nel tempo senza consumare chi lo guida. Se per permettermi dieci giorni di vacanza devo vivere quelli precedenti nel panico e quelli successivi nel caos, il problema non è la chiusura estiva: è l’organizzazione che ho costruito. Se la mia assenza blocca ogni decisione, se tutti devono continuare a chiamarmi per ottenere conferme e se ogni problema arriva comunque sul mio telefono, significa che non ho creato una struttura autonoma, ma un luogo nel quale tutto continua a dipendere da me.
ESSERE INDISPENSABILI È UN PESSIMO MODELLO ORGANIZZATIVO
Essere indispensabili può gratificare l’ego, ma è quasi sempre un pessimo modello organizzativo. Durante la vacanza cercherei quindi di osservare anche le mie reazioni, domandandomi perché sento continuamente il bisogno di controllare e se lo studio non può davvero funzionare senza di me oppure se sono io a non permettere agli altri di assumersi pienamente le proprie responsabilità. Mi chiederei quante volte intervengo perché è necessario e quante, invece, perché faccio fatica ad accettare che qualcuno possa svolgere un’attività in modo diverso da come la svolgerei io.
Mi domanderei anche quante delle urgenze che ricevo siano davvero urgenze e quante siano soltanto il risultato di ruoli poco chiari, procedure mai definite e persone che non sono state messe nella condizione di prendere una decisione senza chiedere il permesso al titolare. La vacanza, in questo senso, può diventare una verifica molto utile, perché quando non ci sono scopro quanto è realmente organizzato il mio studio. Scopro chi sa decidere, chi preferisce aspettare, chi scarica i problemi, chi si assume responsabilità e quali processi esistono soltanto perché continuo a sostenerli personalmente.
Non utilizzerei però queste informazioni per arrabbiarmi durante le ferie o per iniziare a inviare messaggi correttivi alla squadra. Mi limiterei a osservare e a prendere nota, lasciando che le cose sedimentino. Le decisioni importanti raramente vengono prese bene quando si è stanchi, irritati o ancora troppo vicini al problema. La distanza serve proprio a smettere di reagire immediatamente e a ricominciare a vedere ciò che, durante l’anno, viene coperto dalla velocità delle giornate.
Soltanto qualche giorno prima del rientro inizierei lentamente a preparare la testa, senza però riaprire improvvisamente tutte le chat, leggere in una sera centinaia di messaggi arretrati o fissare dieci riunioni per il primo giorno. Il rientro non dovrebbe essere uno schianto contro tutto ciò che è rimasto in sospeso, ma una fase graduale nella quale recuperare lucidità e stabilire le priorità. Cercherei quindi di capire cosa voglio davvero cambiare nei mesi successivi, evitando di preparare la solita lista infinita di nuovi progetti che serve soprattutto a produrre l’illusione di avere un piano.
Sceglierei poche cose, probabilmente due o tre, capaci di rendere più semplice tutto il resto. Potrebbe essere la gestione delle telefonate, il controllo dei preventivi, l’organizzazione dell’agenda, la comunicazione tra segreteria e parte clinica oppure la responsabilizzazione di un collaboratore. Non partirei dalla domanda su come fare di più, ma da una molto più utile: che cosa posso smettere di fare male? Molte volte, infatti, il miglioramento non nasce dall’aggiunta di una nuova attività, di un nuovo software o di una nuova iniziativa di marketing, ma dall’eliminazione di tutto ciò che disperde tempo, attenzione ed energia senza produrre risultati reali.
Prima di rientrare proverei anche a ricordarmi quale sia davvero il mio lavoro, separandolo dal rumore che gli ho costruito intorno. Il mio lavoro è curare bene le persone, prendere decisioni cliniche corrette, guidare una squadra capace di assisterle e costruire uno studio economicamente sano. Il mio lavoro non è rispondere a qualsiasi ora, controllare personalmente ogni passaggio, risolvere tutti i problemi o essere presente in ogni conversazione. Non è dimostrare continuamente di essere il più competente della stanza, perché uno studio maturo non è quello nel quale il titolare sa fare tutto, ma quello nel quale non è costretto a fare tutto.
Il primo giorno di lavoro non chiederei immediatamente quanto abbiamo prodotto, quanti appuntamenti siano stati annullati o quanto dobbiamo recuperare. Chiederei innanzitutto che cosa sia accaduto durante la mia assenza, che cosa abbia funzionato, dove lo studio si sia bloccato, quali decisioni siano state prese senza di me e quali problemi si siano ripetuti. Ascolterei prima di intervenire e, solo dopo, ristabilirei poche regole chiare.
Non farei neppure il solito discorso motivazionale sulla necessità di ripartire più forti, dare il massimo e raggiungere nuovi obiettivi. Sono frasi che durano il tempo della riunione. Direi piuttosto che cosa deve accadere, chi deve occuparsene, entro quali tempi e in che modo controlleremo che sia stato fatto, perché la serenità di una squadra non nasce dall’entusiasmo, ma dalla chiarezza.
TORNARE PIÙ LEGGERI, NON PIÙ CARICHI
Se fossi un dentista in vacanza, quindi, non utilizzerei le ferie per organizzare ogni minuto del futuro. Le utilizzerei per creare distanza tra me e i problemi, tra una decisione e la successiva, tra ciò che dipende davvero da me e ciò che continuo a fare soltanto perché non ho ancora costruito un’alternativa. Cercherei di tornare non più carico, ma più leggero; non con cento idee nuove, ma con meno confusione; non con la pretesa di cambiare tutto, ma con la decisione di non ricominciare esattamente come avevo finito.
Perché le vacanze non servono soltanto a riposarsi dal lavoro.
Servono a guardarlo da abbastanza lontano da capire se, al rientro, vogliamo davvero continuare a farlo nello stesso modo.
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